Przepisy regulujące zarządzanie dokumentacją na przedpolu archiwalnym bliższym w sądach powszechnych w Polsce w latach 1985–2019

W grudniu 2018 r. opublikowano zarządzenie Ministra Sprawiedliwości wprowadzające instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych m.in. w sądach powszechnych. Fakt ten przyjęto zapewne z wielkim entuzjazmem, bowiem poprzednia instrukcja archiwalna obowiązywała od 1985 r. Zmieniający się ustrój państwa, znacznie wyższy poziom świadomości społeczeństwa w kwestii roli prawidłowego zarządzania dokumentacją, w tym także sądową, oraz rozwój nowoczesnych technologii sprawiły, że instrukcja, obowiązująca przez ponad 30 lat, nie przystawała już do rzeczywistości i dostarczała sporych problemów archiwistom zatrudnionym w sądowych archiwach zakładowych. Celem artykułu jest przegląd aktów prawno-normatywnych w  zakresie zarządzania dokumentacją obowiązujących w archiwach zakładowych sądów powszechnych w latach 1985–2019. Ze względu na różnorodność załatwianych przez sądy spraw oraz masowość wytwarzanej przez te jednostki dokumentacji, liczbę aktów prawnych regulujących wyżej wspomniane zagadnienia należy uznać za imponującą. Szczegółowej analizie poddano kluczowe dla zarządzania fragmenty aktualnej instrukcji archiwalnej oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych i ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia.

In December 2018, Minister of Justice issued an order with instructions on the organization and scope of activities of institutional archives, e.g. in courts of general jurisdiction. It must have been welcomed with enthusiasm because the previous archive instruction came into force in 1985. The changing political system in Poland, a significantly higher level of social awareness on the significance of documentation management, also in courts, and the development of modern technologies made the 30-year old instruction outdated, which started causing considerable problems to archivists employed in court archives. The aim of this article is to review legal and normative acts implemented in the years 1985–2019 which concerned documentation management in institutional archives in courts of general jurisdiction. Due to the variety of cases considered by courts and the fact that these institutions compile documentation in massive numbers, the number of applicable legal acts is also impressive. The author analyses in detail key excerpts from the current archive instruction and Minister of Justice Regulation of 5 March 2004 on storing case files and transferring them to state archives or to be destroyed.