Współcześnie, prowadząc politykę otwartego dostępu do zasobu, archiwa w pierwszym rzędzie zaspokajają szerokie potrzeby informacyjne jednostek i zbiorowości. Dysponując wyjątkowym potencjałem, coraz bardziej świadomie mogą kreować potrzeby społeczne, inicjować zdarzenia, oddziaływać na społeczność. Zasada publiczności archiwów staje się jedną z podstawowych zasad współczesnej archiwistyki. Jej założenia determinują działania archiwów, które coraz częściej przesuwają środek ciężkości z prac wewnętrznych na prace publiczne. Nowoczesne archiwum państwowe to przestrzeń dla spotkań i ludzi, w której archiwa są obecne w co najmniej trzech wymiarach: realnym, wirtualnym, emocjonalnym. Wymiar emocjonalny archiwów silnie oddziałuje na ich odbiór, postrzeganie, ocenę, nadaje charakter instytucji i jej wizerunek w społeczeństwie. Aby archiwa w XXI w. stawały się coraz bardziej świadomymi organizacjami, pozytywnie postrzeganymi w społeczeństwie, wymagają dobrego zarządzania, profesjonalnego podejścia i strategicznego planowania we wszystkich obszarach działalności i aktywności. Powinny świadomie dążyć do tego, aby być instytucjami pozytywnie odbieranymi w społeczeństwie, czynnie uczestniczącymi w bieżących wydarzeniach w lokalnych społecznościach, w których działają, włączającymi się aktywnie w wydarzenia organizowane przez innych, nie tylko skupiające się na własnych pomysłach. Dysponując unikatowym zasobem źródeł historycznych, połączone w sieci archiwów państwowych, powinny być atrakcyjnym partnerem dla wielu instytucji i organizacji, dla szkół, dla lokalnych władz. Budowanie pozytywnego wizerunku w społeczeństwie to realne wyzwanie, swoiste to be or not to be archiwum i skupionych w nich archiwistów. Zmiany w obszarze wizerunkowym mogą ułatwić archiwom funkcjonowanie w obliczu kolejnych wyzwań, niemniej konieczność tej zmiany archiwiści muszą najpierw zaakceptować, a sam proces zmian rozpocząć od siebie samych.
Policy of open access to the fonds, conducted nowadays by the archives, first and foremost allows them to satisfy broad information needs of individuals and communities. Thanks to their unique potential, archives are increasingly able to consciously create social needs, initiate events, influence the community. The principle of public access to archives has become one of the fundamental principles of modern archivistsics. Its assumptions determine the activity of archives, which increasingly often shift the centre of balance of their work from internal work to public. A modern state archive is a space for meetings and people, in which the archives are present in at least three dimensions: real, virtual and emotional. The emotional dimension of archives has a strong impact on their perception and assessment, determines the character of the institution and its image in the society. In order to make 21st century archives organizations that are increasingly aware, perceived positively by the society, they require good management, professional approach and strategic planning in all areas of activity. The archives should consciously aim to be perceived positively by the society, actively participate in current events in local communities, in which they operate, actively joining the events organized by others, not just focusing on their own ideas. The archives are a unique collection of historical sources, connected into a network of state archives; this should make them an attractive partner for many institutions and organizations, for schools and local authorities. Building a positive public image is a real challenge, in a manner of speaking a to be or not to be of the archives and archivists working there. A change regarding their image could make it easier for the archives to operate in face of oncoming challenges. Nonetheless, the need for such a change must be first accepted by the archivists, and they must start the process of change with themselves.
