Wytyczne dotyczące przeprowadzania kontroli postępowania z dokumentami elektronicznymi jako wynik zmian postulowanych przez środowisko archiwistów

Pojawianie się aktów prawnych dotyczących informatyzacji administracji publicznej w Polsce, upowszechnienie dokumentacji elektronicznej oraz różnego rodzaju narzędzi informatycznych i systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją nie zawsze usprawniało wykonywanie czynności kancelaryjnych i dokumentowanie spraw. Brak wskazówek dotyczących zasad przeprowadzania kontroli archiwalnych w zakresie dokumentacji elektronicznej, w różny sposób gromadzonej, wytwarzanej i przechowywanej w jednostkach organizacyjnych będących pod nadzorem archiwalnym, powodował wyraźną różnorodność w zakresie weryfikacji i opisu danych zgromadzonych w trakcie kontroli archiwalnych. Artykuł zawiera przykłady problemów zgłaszanych przez środowisko archiwalne oraz próbę analizy wytycznych dotyczących przeprowadzania kontroli postępowania z dokumentami elektronicznymi.

The emergence of legal acts on the computerisation of public administration in Poland, the spread of electronic documentation and various types of IT tools and electronic document management systems have not always improved the performance of office activities and the documentation of cases. The lack of guidance on the rules for archival audits of electronic records, which are collected, produced and stored differently in the organisational units under archival supervision, has resulted in a marked diversity in the verification and description of data collected during archival audits. The article includes examples of problems raised by the archives community and attempts to analyse guidelines for carrying out controls on the handling of electronic documents.