Improvement of Healthcare Service System: The Upper Northern Hospital Network of Thailand

Cleft lip and/or cleft palate are the most common craniofacial congenital disability, with an estimated 2 affected babies born per thousand in Thailand. Chiang Mai University Craniofacial (CMU CF) center plays a role as the one-stop service providing this type of healthcare. This center serves as the coordinator between hospitals in the treatment network and patients. This research aims to reduce the delays throughout the patients’ treatment plan of the case study hospital as one of the hospitals in this network. Starting with problem identification, two treatment steps, including hearing testing (ABR/OAE) and Cheiloplasty, were 80% of the total delay from the data collection. Then, Root-cause analysis was conducted by interviewing specialists and studying patients’ documents. The main cause of delays was that the patients needed to be transferred from rural hospitals in the area to the hospital that is the subject of our case study. The supporting operations that help in serving patients need co-working operations between the case study hospital and the CMU CF center. Supporting operations including 4 parts were studied and improved based on the Lean concept. Standard procedures were set up when non-value-added activities were eliminated, and value-added activities were improved by IT solution implementation. Finally, when the supporting operations were performed via an IT solution, the processing time can be reduced. Moreover, the implementation of an IT solution helps in tracking and monitoring patients’ status – this advantage leads to a reduction in the number of delayed patients and a reduced delay time in the treatment plan.

Rozszczep wargi i/lub rozszczep podniebienia to najczęstsze wrodzone wady twarzoczaszki. Szacuje się, że w Tajlandii corocznie ten problem dotyka dwóch spośród tysiąca dzieci. Centrum Twarzoczaszki Uniwersytetu Chiang Mai (CMU CF) realizuje kompleksową obsługę opieki zdrowotnej w tym zakresie. Ośrodek ten pełni także funkcję koordynatora wśród szpitali leczących tę dolegliwość. Niniejsze badanie ma na celu zmniejszenie opóźnienia w realizacji planów leczenia pacjentów i jest studium przypadku jednego ze szpitali w sieci. Na drodze przeprowadzonej identyfikacji problemu stwierdzono, że dwa etapy leczenia, w tym badanie słuchu (ABR/OAE) i cheiloplastyka, stanowiły 80% całkowitego opóźnienia spośród zgromadzonych danych. Następnie wykonano analizę przyczynową, przeprowadzono wywiady ze specjalistami i zbadano dokumentację pacjentów. Głównym powodem opóźnienia procesu leczenia okazało się przenoszenie pacjentów z innych szpitali na obszarach wiejskich do badanego szpitala. W szczególności newralgiczne okazały się czynności pomocnicze, które służą obsłudze pacjentów i wymagają współpracy pomiędzy badanym szpitalem a ośrodkiem CMU CF. Czynności te, obejmujące cztery fazy, zostały zbadane i udoskonalone na podstawie koncepcji Lean. Ustalono standardowe procedury, wyeliminowano działania nieprzynoszące wartości i usprawniono te, które przynoszą wartość, przez wdrożenie rozwiązania informatycznego. Ostatecznie ustalono, że gdy czynności pomocnicze są realizowane za pośrednictwem rozwiązania informatycznego, czas przetwarzania może ulec skróceniu. Ponadto wdrożenie rozwiązania informatycznego pomaga w śledzeniu i monitorowaniu stanu pacjenta, co prowadzi również do zmniejszenia liczby opóźnionych pacjentów i skrócenia czasu opóźnienia w stosunku do założonego planu leczenia.