Usprawnienie przepływu informacji w instytucji sektora publicznego

Niniejsze opracowanie dotyczy badania procesu przepływu pracy w jednostce organizacyjnej resortu Obrony Narodowej. Wyniki analiz systemu zarządzania i przepływów pracy pomiędzy stanowiskami umożliwiły sformułowanie oceny w zakresie: • diagnozy – wykrycie nieprawidłowości i słabych punktów procesu przepływu pracy umożliwiającego modyfikację procedur oraz podjęcie działań korygujących wykryte problemy, • definiowania rozbieżności – świadomość wyższej kadry menadżerskiej dotycząca obszaru komunikacji diametralnie różniąca się od doświadczeń podległych pracowników, • kształtowania – zadowolenie z procesu przepływu pracy zależy od możliwości wyrażania opinii pracowników oraz uwzględniania ich w opracowaniu pro-pozycji usprawnień, • wyjaśniania – poczucie doinformowania jest wynikiem uświadomienia pracowników i kadry zarządzającej, że najdogodniejszym źródłem informacji jest bezpośredni przełożony, • usprawniania – ocena implementacji rozwiązań będących zaleceniami po-przedniego audytu oraz utrzymywania działań korygujących i zapobiegających zakłóceniom gwarantuje sprawnie działający system przepływu pracy. Zgodnie z zasadą ciągłego doskonalenia ocena funkcjonowania przepływu pracy w badanej instytucji stała się również narzędziem umożliwiającym poprawę funkcjonujących procedur i procesów.

The study concerns the study of the workflow process in the organizational unit of the Ministry of National Defense. The results of analyzes of the management system and workflows between the positions made it possible to formulate an assessment in the scope of: • diagnoses – detection of irregularities and weaknesses in the workflow process that allow modification of procedures, and taking corrective action for detected problems, • defining discrepancies – the awareness of the top management of the area of communication is radically different from the experience of subordinate employees, • shaping – satisfaction with the workflow process depends on the possibility of expressing employees' opinions and taking them into account when developing improvement proposals, • explanation – the sense of information is the result of making employees and management aware that the most useful source of information is the immediate supervisor, • improvement – evaluation of the implementation of solutions that are recommendations of the previous audit and maintaining corrective and preventive measures of disruptions is ensured by an efficient workflow system. In accordance with the principle of continuous improvement, the assessment of the functioning of the work flow in the audited institution has also become a tool enabling the improvement of functioning procedures and processes.