ICT Solutions in the Activities of the Social Insurance Institution (ZUS) as an E-Administration. Evolution During the COVID-19 Epidemic (Case Study)

Purpose: As a case study illustrating the relationship between crisis management capabilities and the use of ICT techniques and technologies in public administration, the following text presents the evolution of selected ICT-based solutions used in the activities of the Social Insurance Institution (ZUS) as an e-administration and their use in the conditions of the COVID-19 pandemic. The article describes chronologically the most important projects in this area implemented and developed at ZUS from 2016 to the end of 2020. Methods: To achieve the objective a case study method has been chosen, i.e. a method of a qualitative nature, which, among other things, allows for: an in-depth description of an atypical phenomenon, and also on a broader and individualized analysis of the problem, allowing for its better understanding. The application of the case study method for presenting the impact of the pandemic (global crisis) on the use of information technology – in accordance with the assumption of using this method in the so-called narrow approach – made it possible to reconstruct the course of this relationship and its conditions. The case description was based on the analysis of legal acts, ZUS documents: annual reports on ZUS activities, strategic studies periodically prepared in ZUS, specifying the current objectives, directions and instruments of its planned development, information publications available on the ZUS website and thematic information available in the media. Findings: Using the example of the changes in the use of new techniques and information technologies in the Social Insurance Institution, it was shown how the process of automation and digitization was accelerated under the conditions of the pandemic. As a result, ZUS played the role of the main entity implementing government aid projects under crisis conditions. It is also a leader in e-administration development. Originality/value: The presented case study is an original paper, drawing attention to the potential of public institutions and conditions of its use in the global crisis situation. The added value of the study is the quotation of unpublished figures made available by ZUS. They enable an objective assessment of changes, the scale of described activities, as well as their effectiveness, measured e.g. by the number of activities, instruments and beneficiaries

Cel: poniżej – jako opis przypadku ilustrującego związki między możliwościami zarządzania kryzysowego a wykorzystaniem technik i technologii informatycznych w administracji publicznej – przedstawiono ewolucję wybranych rozwiązań opartych na TI, wykorzystywanych w działalności Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jako e-urzędu i ich zastosowanie w warunkach pandemii COVID-19. W treści artykułu opisano chronologicznie najważniejsze projekty w tym obszarze wdrażane i rozwijane w ZUS od 2016 r. do końca 2020 roku. Metody: do realizacji celu wybrano studium przypadku, tj. metodę o charakterze jakościowym, które m.in. pozwala na: pogłębione opisanie nietypowego zjawiska, a także na szerszą oraz zindywidualizowaną analizę problemu, pozwalającą na jego lepsze rozumienie. Zastosowanie metody case study do prezentacji wpływu pandemii na wykorzystanie technologii informacyjnych – zgodnie z założeniem zastosowania tej metody w tzw. ujęciu wąskim – pozwoliło odtworzyć przebieg tej zależności i jej uwarunkowania. Do opisu przypadku wykorzystano analizę aktów prawnych, dokumentów ZUS, publikacji o charakterze informacyjnym dostępnych na stronie internetowej Zakładu oraz informacji tematycznych dostępnych w mediach. Ustalenia: na przykładzie zmian w zakresie wykorzystania nowych technik i technologii informacyjnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych pokazano, jak w warunkach pandemii dokonano przyspieszenia procesu automatyzacji i cyfryzacji. Dzięki temu Zakład odgrywał w warunkach kryzysowych rolę głównego podmiotu realizującego rządowe projekty pomocowe. Jest też liderem w rozwoju e-administracji. Oryginalność/wartość: przedstawiony opis przypadku jest opracowaniem oryginalnym, zwracającym uwagę na potencjał instytucji publicznych i determinanty jego wykorzystania w sytuacji globalnego kryzysu. Wartością dodaną opracowania jest przytoczenie niepublikowanych danych liczbowych, udostępnionych przez ZUS. Pozwalają one na zobiektywizowanie oceny zmian, skali opisywanych działań, jak i ich skuteczności, mierzonej m.in. liczbą działań, instrumentów i beneficjentów.