Methodology of determining optimal quantity and quality of human resources in unit and small batch production environment

Human resource planning (in other word: workforce planning) is the fundamental process for optimization of human resources in every company. The main purpose of this process is to identify future human needs form the viewpoint of future company’s goals. Briefly, human resource planning aims especially at providing a company with the right people in the right place and at the right time, and next, motivating them to better and better performance. In unit and small batch production systems, where changes in production program and production profile are much more frequent than in large batch and mass production ones, the demand for particular number of employees and their competencies varies over time. So, in such environment, workers are desired to be flexible and able to do different jobs in different workplaces. Worker’s flexibility depends on his or her knowledge, skills and behaviour, for example a worker is highly qualified, motivated and willing to take new jobs and to keep expected efficiency. Present production systems want flexible and agile workers, who can be shifted dynamically to various range of jobs due to the current need of a company. From the financial point of view, it is a question if the functional flexibility is really effective for the company. It is obvious that polyfunctional operators are more costly because higher competencies should be adequately compensated by higher payment, but on the other hand, they allow a company to reduce the number of employees and make production planning process easier and smoother. That is way the rational staff competency level is a key for a company to realize production programs and stay competitive in the market. In optimization of human resource quantity and quality the simulation technique is useful for analyzing, assessing and comparing employment alternatives different from the viewpoint of number of employees and their competency level. Particular variants of quantitative and qualitative employment are connected with different levels of labour cost and cause various lead times. The simulation enables to anticipate changes in labour cost due to considered company’s course of action, e.g. due to changes in quantity and/or quality of employment, due to different times of order completion. Job evaluation system is the basis to make simulation of the labour cost because it is a foundation to develop the rational structure of basic pay rates, and among many components composing the labour cost, wages and salaries are the greatest and most important part of it.

Planowanie zatrudnienia to podstawa racjonalizacji działań związanych z zarządzaniem kadrami w każdym przedsiębiorstwie. Określa ono zapotrzebowanie na pracowników w aspekcie ilościowym (ilu pracowników potrzeba), jakościowym (jakie kompetencje powinni mieć pracownicy), a także czasowym (w jakim czasie należy zapewnić potrzeby kadrowe). Uwarunkowania produkcji jednostkowej i małoseryjnej związane ze zróżnicowanym asortymentem produkcji, większą zmiennością programu produkcyjnego powodują, iż zapotrzebowanie na określoną wielkość oraz kwalifikacje pracowników zmienia się dynamicznie. Dlatego też w takich warunkach pożądane jest, by pracownicy byli elastyczni funkcjonalnie, potrafili szybko i sprawnie dostosować się do nowych zadań pracy, potrafili zastępować współpracowników na różnych stanowiskach. O uniwersalności pracownika decydują jego kompetencje, czyli wiedza, zdobyte umiejętności, postawy i zachowanie, jak np. gotowość podejmowania się nowych zadań, szybkość adaptacji na innym stanowisku, utrzymanie wysokiej wydajności pracy. Elastyczność funkcjonalna pracowników ułatwia planowanie przebiegu procesu produkcji, powoduje, że stanowiska pracy są równomiernie obciążone, praca jest bardziej rytmiczna, bez przestojów i kosztownych godzin nadliczbowych. Znaczącym parametrem oceny wykonalności programu produkcyjnego oraz spełnienia wymagań czasowych zleceń jest odpowiedni wskaźnik kompetencji załogi. Z drugiej strony jednak, im wyższy poziom kompetencji załogi, tym wyższe koszty wynagrodzeń oraz koszty pracy, a w efekcie koszty produkcji. Wyzwaniem zatem staje się poszukiwanie optymalnej wielkości i jakości zasobów ludzkich, która będzie podstawą utrzymania konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku. Analiza różnych wariantów ilościowo-jakościowego zatrudnienia wraz z oceną skutków czasowych oraz kosztowych poszczególnych wariantów jest możliwa przy wykorzystaniu metody symulacji. Symulacja pozwala na śledzenie zmian w kosztach pracy w zależności od przyjętych strategii działania przedsiębiorstwa, m.in. zmian w wielkości zatrudnienia, stanie kompetencji załogi, terminach wykonania zleceń itp. Podstawą przeprowadzenia symulacji kosztów pracy bezpośrednio produkcyjnej jest wdrożenie systemu wartościowania stanowisk pracy i różnicowania stawek płac. Systemy wynagrodzeń oparte na właściwie przeprowadzonym wartościowaniu pracy zapewniają przejrzystość struktury płacowej, zwiększają motywacyjną funkcję płac oraz pozwalają na przewidywanie kształtowania się kosztów pracy.